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以通訊科技加強學校行政管理能力

 

 

 

 

系統簡介 

 

通訊科技日漸成熟，以通訊管理系統配合IP 網絡電話的通訊設備變得普及，以通訊科技來加強行政管理能力開始成為新趨勢。Intimate UC 是一套專為學校而設的通訊管理系統及設備，運用校園的電腦網絡建立電話系統，突破傳統固網電話線路的限制，擴充電話線路的數量，並同時配上管理系統來加強學校的通訊管理能力，方便學校進行大規模電話聯繫或作緊急聯絡之用。此外，系統更額外兼容訊息管理功能，令學校可以透過系統以SMS或電郵型式向家長發布通告或訊息。而所有發出的訊息亦會被系統記錄在學生資料庫內，令學校可以隨時查閱。Intimate UC 透過數碼科技促進家校溝通，令學校和家長之間的關係更緊密。

 

 

 

 


 

系統功能


  

IP 電話 – 建立虛擬內線 自動轉駁來電和遙控學校內線


IP 電話系統不但可以擴展你的電話線路數目，而且更可以讓學校的老師擁有更方便的飛線方式，令老師可以隨時將自己的手機連接到學校的網絡電話。此舉可以令老師以自己的手機遙控學校的分機進行撥號，亦可以讓學校分機的來電轉到老師的手機中，從而令學生可以在不知道老師手提電話號碼之下聯絡老師。

 

 

 

 

重要對話自動錄音


學校可以設定系統自動或選擇性對通話進行錄音，方便職員隨時播放通話，以核對通話內容。


               

學生資料庫


以 Excel 格式匯入所有電話，並將 SMS及電郵的發佈資料記錄在系統內。


 

通話管理


學校可以透過系統管理通話，包括查詢來電紀錄及通話資料。


 

列印學生 Label


系統可以直接列印學生 Label ，方便職員行政。此外，系統更可直接列印學生地址及姓名，令學校在郵寄信件的時候，可以直接貼上 Label ，無需職員手寫地址或儲存學生的回郵信封，並可以查閱歷史紀錄，以加強學校行政及溝通的效率。

 

 

自動撥號系統 – 處理大量撥號


當學校需要透過電話通知大量家長的時候，校務處職員一般都需要將每一個家長的電話逐一手動撥號，浪費大量人手及時間。可是，自動撥號系統讓學校的撥號變得簡單，學校可以透過系統自動向家長撥號，再將已接電話的家長轉駁給職員或老師，令職員無需手動撥號。此外，系統亦會在撥號後，自動產生報告，將已接及未接電話的家長名單列出，方便重新撥號。

 

 

SMS 訊息功能


學校可以透過系統向指定的家長群發送SMS或電郵短訊，此功能可以讓學校定期向家長發送消息，並增強學校在突發情況下即時聯絡家長的能力。

* 需要連接第三方合作伙伴平台。

 

 

 

進線處理彈屏


當學校接到來電時，系統會自動從學生資料庫裡識別來電者的身份，然後在電腦桌面裡自動開啟彈屏顯示來電家長的資料及其子女的班別學號，方便校務處同事及老師處理家長的來電，令家校溝通更緊密。而沒有回覆的來電或留言信箱可根據資料紀錄作回覆。

 

 

 

 

 

 

 

學校語言系統需求分析



• 低成本建立通訊管理系統，加強行政管理能力。


• IVR（交互式語音應答） -  為學校設定語音導航，讓學校可以管理來電者的分流。


• 來電管理功能 – 設置優先接聽來電、來電追踪轉換功能、來電轉移等。


• 支援通話軟件或硬件(如耳筒)作電話終端，方便學校操作和記錄通話。


• 附帶通話紀錄和通話日誌統計等功能，方便備份，報告和搜索。


• 老師可以得到接聽電話和回覆留言的流動性。

 

 

 

優點

 

             

• 降低行政成本並同時加強行政管理能力。


• 讓家長有更好的通訊體驗，促進家校溝通。

 

• 電腦化通話紀錄，方便管理和追蹤紀錄。

 

• 在電腦系統裡進行撥號、播放語音信箱及收聽電話錄音。

 

• 無需下載客戶端，以瀏覽器開啟系統，可隨時於任何電腦上開啟。

 

• 雲端控制，共享資料。

 

• 查閱校內所有電話的通話紀錄。

 

• 方便對家長進行大規模校外通訊。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

自動撥號系統

               

學校很多時候都需要對大量家長進行電話聯絡，校務處職員及老師需要花費大量時間逐一撥號給家長，令學校需要將人手分配到撥號聯絡上，影響行政及教學質素。

自動撥號系統是一個專為方便學校進行大規模電話聯絡而設的功能，它可以讓您能夠向指定的家長或學生名單進行自動撥號聯絡，使學校可以將手動撥號聯絡的過程簡化，從而將資源集中在教學或其他行政管理上。

 

功能

 

 

 

撥號名單管理


您可以匯入不同的家長或學生名單進行分類管理，令您可以按照班別或其他條件特製撥號名單，以進行自動撥號。

 

 

 

自動撥號

 

您可以向指定的撥號名單進行自動撥號，當家長接電話後，系統才會將通話駁給老師或校務處職員。

 

 

撥號次序

 

您可選擇將自動撥號的次序設定為先撥後接或先接後撥。

 

先撥後接即是家長接電話後，才將通話駁給老師或職員。

 

先接後撥即是老師或職員接線後，才撥號給家長。


使用先撥後接的好處是可以將手撥電話號碼的過程電腦化，並透過系統先接通家長的電話，再駁給老師或職員。這樣，職員便無需再花時間等待家長接聽，並可以將撥號及記錄的程序簡化，從而增加行政管理及家校聯繫的效率。

               

 

撥號字頭


您可以輸入一組撥號字頭，所有的號碼將會加上撥號字頭一起撥出。即使是內地的家長，系統亦可以在自動撥號的時候，加上 IDD 長途電話的號碼。

 


 

報告


系統會為每一次的自動撥號建立報告，總括撥號結果。老師或職員可以直接從報告中查詢已接聽或未接聽的家長名單，令職員無需手動記錄，更方便職員重撥給未接聽的家長。


系統亦可以從報告匯出名單，方便學校跟進和製作報告。

            

   

重撥功能

 

系統可以自動重撥給未接聽電話的家長，同時學校亦可以設定系統重撥未接來電的間隔。

 

 

儲存未接來電

 

您可以儲存所有未接來電，於日後重撥。

 

 

系統好處

 

 

 

 

 

加強家校溝通


透過自動撥號系統，學校便可以更積極與家長溝通，從而讓家長可以接收到更多學校的通知，拉近家長和學校的距離。



電腦化撥號


職員無需親自逐一撥號，系統會自動將已接通話駁給職員，提高學校的行政管理及通訊效率。 



管理通訊紀錄


系統會為每一次通訊結果建立報告，方便職員跟進和製作報告。


               

加強學校行政管理能力


系統可以減輕校務處職員在通訊上的負擔和工序，從而令職員可以更集中於其他行政工作。此外，系統亦可以減低人手通訊出錯的機會，令學校的行政管理更精良


                    

自動重撥


系統可以直接替您重撥給未接家長，令您無需再重複手動記錄及回撥等繁複的步驟，令職員可以更集中於通訊。


               

增強通訊效率

 

系統可以令學校的通訊效率提高，令大規模的家長通訊變得容易。

 

 

 * 智能轉駁

 

 

 

對家長來說，等待校務處職員將通話轉駁到老師手上可以說是一件非常浪費時間和討厭的事。因此，我們特意設計了智能轉駁功能，讓系統可以透過資料及紀錄，自動辨認來電家長子女的班主任，然後自動轉駁到老師手上。智能轉駁可以令學校的通話轉駁變得更簡單直接，令家長可以更快聯絡到老師，同時亦可以減輕校務處職員的工作量，令職員可以更集中處理行政管理事項。

 

 

 

智能接待員


校務處職員經常需要負責手動轉駁家長來電，令他們難以集中於行政管理工作。然而，智能轉駁卻可以為他們分擔轉駁的工作。系統會根據資料及紀錄，自動辨認來電家長子女的班主任，然後自動轉駁到老師手上。這樣職員便可以集中處理行政管理事項，令學校行政管理能力增強。

 

加強行政管理能力


智能轉駁可以使學校的通訊轉駁能力增強，從而加強學校的行政管理能力。

 

改善家校通訊


智能轉駁可以減少家長等待校務處職員轉駁電話的時間，從而令家長可以更快與班主任進行通訊，從而令學校和家長的溝通變得更方便。

 

轉移學生


職員可以於系統中更改學生的班別和負責的班主任，即使學生更換了班別，系統仍然可以辨別到班主任的替換，從而將家長的來電轉駁給新的班主任。

 

 

 

系統結構


如想了解更多資訊，可到 www.mypbx.com.hk

 

               

1) 服務器


• 安裝 IP PBX 電話系統


• 與 Intimate UC School Edition 整合


• 連接網絡



2) 用戶


• 安裝軟件電話或IP電話，並連接到 IP PBX電話系統


• 以瀏覽器開啟，例如 Firefox、Chrome


               

解決方案


               

• 以低成本建立一套以 IP PBX 電話設備運作的傳呼系統，令您可以増強校內的通訊及行政管理能力，並將電話設備的功能發揮到極點。


• 以電話系統來進行大規模的電話聯絡，令您無需再手動撥號，加強行政效率。而且系統亦會為您整理未接聽的家長名單，令您可以直接重撥到未接聽的家長。


• 系統支援 SMS 訊息傳送，令您可以透過發送 SMS 發出通告通知家長，從而加強家校關係。


• 系統可以列印學生資料 Label ，方便學校列印學生的地址作郵寄用途。


• 系統可以讓您管理您的通訊，並且可以將家長的資料存入電腦。當家長來電的時候，系統會開啟彈屏通知相關的職員及班主任，令學校可以為家長提供最佳的服務，使家長可以更信任學校。


               

系統應用


               

學校需要對大量家長進行電話通訊，可以如何簡化繁複的撥號過程 ?


               

Intimate 的自動撥號系統是一套專為大量撥號而設的功能，它可以在系統裡自動逐一撥號至學生名單裡每一位家長的電話，然後再將已接通的電話派回給職員和老師。這樣職員和老師便不需要再手動逐一撥號至每一位家長。系統更會列出未接通的家長名單及撥號報告，方便職員重撥給未接聽的家長和了解通訊狀況。

此外，老師更可以用自己的手提電話遙控學校的內線進行撥號，即使老師安在家中，亦可以用學校的電話通知家長。



               

老師想將聯絡方法告訴學生，但又不想學生知道自己的手提電話號碼 ?


               

IP 電話系統的其中一個好處是飛線的彈性。學校可以將老師的內線號碼飛到其手提電話上， 然後再設定號碼的辦公時間，這樣老師只需要將內線號碼告訴學生，學生便可以透過撥打內線號碼轉駁到老師的手提電話。(內線號碼只會在預設的辦公時間內轉駁到老師的手提電話)



               

如果學校有非常緊急的訊息要通知大量家長，如何可以更有效地發送訊息 ?


               

除了管理通話外，Intimate更可以傳送 SMS 短訊及電郵。學校可以透過系統，向指定的家長群發送 SMS 短訊，讓家長可以即時接收到學校送出的訊息。


               

系統能夠識別來電者的身分嗎 ?


               

優朋備有身份識別功能，當家長來電的時候，系統會在螢幕上開啟彈屏，顯示來電家長的資料以及其子女就讀的班別，方便校務處職員跟進事務。